¿Cómo mido el desempeño de los puestos?

Cuando se definen los puestos dentro de la organización…

¡Resulta un poco más fácil llevar a cabo un proceso de evaluación del desempeño!

Dado que ya contamos para cada puesto con una definición del objetivo del puesto, actividades a realizar, detalle de dichas actividades, resultados concretos a rendir como parte de dichas actividades y el perfil del puesto acorde con dichos requerimientos.

Justamente todos estos elementos nos servirán como un apoyo fundamental para llevar a cabo una evaluación de desempeño que nos sirva como guía para determinar el grado de cumplimiento del colaborador en cuanto a su puesto.

Es decir, debemos generar una fórmula que nos de una orientación completa del colaborador en cuanto a:

¿Está cumpliendo con el objetivo?
¿Las actividades las está realizando adecuadamente?
¿Qué tipo de capacitación necesita para cubrir adecuadamente sus actividades?

¿Cuáles son los KPIs (Key Performance Indicator o indicadores de desempeño), que debemos medir?
¿Se están entregando los resultados esperados como resultado de las actividades encomendadas?
El colaborador, ¿muestra un desempeño bajo derivado de situaciones actitudinales y no de capacidad?

Antes de seguir con el método, es importante hacer una breve pausa para determinar que estos elementos deben tener, o se recomienda que los tenga, un enfoque estratégico.

Para definir el objetivo

Lo ideal es alinearlo con el objetivo estratégico del área, el cual también debe estar alineado con la visión empresarial.

De esta manera, las actividades realizadas estarán enfocadas a alcanzar el objetivo del puesto y de la misma manera, este esfuerzo abonará al logro de la visión empresarial con lo cual los esfuerzos en las tareas, tendrán un enfoque totalmente estratégico.

Al contar con el desarrollo de todos los aspectos del puesto, se debe analizar de manera detallada, o lo mas detallada posible cada una de las actividades y determinar su importancia en el cumplimiento del objetivo de tal manera que se puedan ponderar las actividades en términos de valor para el puesto en general y cuidando que la suma total nos de 100 puntos.

Por ejemplo, en un puesto de auxiliar de recursos humanos las actividades y ponderación podrían quedar de la siguiente manera:

Actividad	Ponderación
Reclutar personal	25%
Entrevistar personal	25%
Archivar expediente de reclutamiento	5%
Aplicación de pruebas psicométricas	25%
Elaboración de reporte de reclutamiento	20%

¿Cómo determinamos el valor de dicha ponderación?

La valuación de cada una de las actividades del puesto, está determinada por elementos cualitativos como son:

1.- La valía de dicha actividad en el logro del objetivo.

2.- El impacto de dichas actividades en las demás áreas de la organización.

3.- El valor en términos monetarios que podría tener la actividad en el resultado final del puesto y del área.

Así mismo, estos elementos podrían ser un indicador del sueldo a ofertar por el puesto, derivado de la valuación de actividades.

Finalmente al establecer las condiciones de calidad de cada una de las actividades nos permitirá determinar el desempeño del puesto en su conjunto, a partir de las condiciones de calidad a cubrir para cada una de las actividades, por ejemplo:

Actividad: Reclutamiento del personal.

Atributos de calidad:

Que se cubran las vacantes en un máximo de 15 días hábiles.
Que cubran o se ajusten al perfil del puesto seleccionado.
Que no existan quejas del servicio interno por parte de los solicitantes de la vacante.

Resultados:

Vacante cubierta con expediente de personal, pruebas psicométricas y examen técnico practicado.
Reporte mensual de reclutamiento entregado los días 30 de cada mes.

Por tanto, estos atributos, al momento en que el candidato lleva a cabo sus actividades, deberá tomarlos en cuenta cuando se trate de asentar una calificación como parte de una evaluación del desempeño.

Con ello, se tendrán parámetros bajo los cuales se brinde un apoyo al colaborador y al mismo tiempo, lleve a cabo una reflexión personal sobre el desempeño que guarda dentro de la organización.

Es un buen ejercicio, además, que el jefe inmediato realice una retroalimentación sobre las calificaciones obtenidas por el colaborador en su evaluación del desempeño.

Ello ayudará a hacer más consiente a los miembros del equipo de trabajo sobre el grado de avance en su estancia en la empresa y contarán con recomendaciones que se pueden llevar a acciones específicas y concretas en aras de conseguir una mejora en el puesto.

Este proceso, como aquí se describe le da muchos beneficios a la empresa.

Podrá contar con colaboradores que tienen conocimiento de su desempeño de manera justa y con fundamentos sustentados, además de que sienta las bases para un plan o programa de crecimiento de dicho colaborador en su trayectoria en la empresa.

¿Cómo seleccionar colaboradores para tu empresa?

Definiendo con claridad los perfiles del puesto

Si en tu negocio has llevado a cabo la estructuración de los puestos con la definición clara de las líneas de autoridad y responsabilidad, además, lo has logrado diagramar en un organigrama, estás por el buen camino hacia la calidad en los procesos de trabajo.

La etapa de organización como parte fundamental del éxito de un negocio, requiere contar con ciertos elementos que ayuden a sus integrantes a conocer cuál es el nombre y ubicación jerárquica del puesto (organigrama).

¿Para qué están en la empresa? (objetivos)

¿Cuáles serán las actividades que desarrollaran? (funciones del puesto)

¿Cómo desarrollarán dichas actividades (procedimientos) y cómo se medirán los resultados (evaluación del desempeño)?

A simple vista se antoja complejo el establecimiento de todos estos elementos dentro de la pequeña y mediana empresa…

Sin embargo, el llevar a cabo esta práctica dará lugar a futuros problemas de orden, control, comunicación y conflictos laborales dentro de la compañía.

¿Cómo hacer un correcto análisis de puestos?

La respuesta la encontraremos en adoptar una metodología de trabajo.

1) Elaboración de un Organigrama

En el organigrama se define de manera clara cuando se asigna el nombre del puestos de los colaboradores.

Parece una simpleza la determinación del nombre de los puestos, sin embargo, el fijar de manera correcta el nombre de los puestos de tal manera que sean nombres identificables, descriptivos, fáciles de pronunciar y que representen la función que van a desempeñar en la empresa, por ejemplo:

Compras
Facturación
Producción
Cuentas por pagar
Logística, etc.

Hacerlo de esta forma es más sencillo el buen funcionamiento del negocio.

También es importante dentro de esta etapa la definición de las jerarquías, es decir los puestos jerárquicos que van a existir dentro de la empresa, factor de suma importancia, para evitar, responsabilidades y obligaciones en desorden, lo cual genera desmotivación entre los colaboradores.

Un ejemplo de la definición de las jerarquías puede ser la siguiente:

Director general
Director estratégico
Gerente
Jefe de departamento
Supervisor
Operador

Estas jerarquías nos dan la pauta para un paso adelante, además de ser un tabulador de sueldos, ya que teniendo clara la definición de los puestos y su jerarquía en la empresa, nos podrá ayudar a definir un rango de sueldos por cada nivel dentro de la organización.

Entendiendo también que cada puesto es único, sin embargo pueden existir rangos mínimos y máximos de sueldo a percibir dependiendo el tipo de sueldo y de acuerdo con las condiciones de mercado.

Aquí es importante aclarar que el puesto y la definición del sueldo se debe tomar cuenta en:

La especialidad del puesto
El perfil requerido
El rango de sueldo

Sin importar los dogmas religiosos, sexo, afinidades y preferencias, simpatías políticas, etc. de las personas que soliciten cubrir una vacante en dichos puestos, hoy por hoy, lo que buscamos es a la personas indicada para cubrir el puesto y que tenga las mejores actitudes y aptitudes para su desempeño.

2) El siguiente paso es definir efectivamente el perfil del puesto

Es decir las cualidades, conocimientos técnicos y habilidades que se necesitan para que un candidato desempeñe sus actividades en los puestos descritos y con ello lograr los objetivos del puesto, del área y de la empresa en su conjunto.

La recomendación principal es que busquemos los requisitos básicos e indispensables en los términos descritos en este párrafo.

Ya que en ocasiones diseñamos un perfil de puesto sumamente calificado, o quizás el inconveniente de que definimos un puesto para ser cubierto por una persona sobre calificada, pero las actividades y responsabilidades a cubrir no corresponden con dicha calificación lo cual generará a mediano y largo plazos, la desmotivación del colaborador y finalmente su salida de la empresa.

Por ello debe existir una sintonía entre la evaluación del puesto y el perfil requerido para su realización.

Partamos de lo mínimo indispensable para realizar las labores dentro del puesto

El crecimiento y desarrollo del colaborador en dicho puesto lo dará el tiempo y las capacidades que desarrolle el colaborador al ejecutar las actividades para las cuales ha sido contratado.

Ahora bien, dentro del perfil del puesto se deben indicar dos aspectos vitales que dan sentido al puesto e incluso existencia al mismo, me refiero al objetivo y actividades del puesto.

¿Cuál es el objetivo del puesto?

Para cada colaborador es necesario saber para que está en la empresa, es decir, cuál es el sentido de desempeñar las actividades en un puesto y cuáles son los resultados que se esperan por desempeñar dichas actividades.

El objetivo del puesto debe estar perfectamente alineado con los objetivos organizacionales tanto del área en cuestión como de la organización en su conjunto, es decir la Misión y Visión organizacional.

De tal manera que al desempeñar las actividades correspondientes al puesto adquirido, se realicen de manera eficiente y así lograr el alcance esperado.

Los objetivos nos indican el “Qué” debe hacerse, es decir la meta y resultados a alcanzar.

Posterior a ello nos surge la siguiente pregunta: “¿Cómo lo vamos a lograr?”

En cuyo caso la manera de hacer las cosas para alcanzar un objetivo en términos del puesto££ lo constituye el procedimiento, es decir la serie de actividades a realizar para el alcance del objetivo.

Un manual de procedimientos nos ayuda a desempeñar las actividades paso a paso para un resultado en específico o bien el cumplimiento de los objetivos de cada procedimiento, por lo que es una herramienta valiosa que forma parte de la estructura organizacional.

Podemos concluir que toda empresa que cuenta con una buena estructura organizacional tiene más probabilidades de obtener buenos resultados.

Nuestra Firma, Bandala | Díaz | García, canaliza sus acciones y conocimientos a la completa seguridad y tranquilidad de sus necesidades de negocio.

¿CÓMO DIAGNOSTICAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL?

Para conocer la situación actual de una empresa en términos de su estructura organizacional es preciso establecer algunas condiciones preliminares para que dicha organización sea susceptible a un diagnóstico.

Primero.

La empresa debe contar con la definición clara de puestos, actividades y jerarquías hayan sido asignadas de manera formal en un Organigrama, perfiles y descripciones de puestos o de manera informal, en donde mediante diversos mecanismos de comunicación (correos electrónicos, memorándums, comunicados o informes), se hayan dado a conocer estas menciones a los colaboradores que aun no estando en documentación específica, si manifiestan por escrito la intención de la Dirección por contar con cierta estructura de trabajo.

Segundo.

la organización debe contar con mecanismos de educación continua basados en el conocimiento, comprensión y transmisión de los elementos mencionados en el párrafo anterior con el objeto de fomentar una cultura de trabajo que tenga como núcleo la aplicación cotidiana de estas herramientas que forman parte de la tecnología y contribuyen con los colaboradores en el logro de resultados, dicho en otras palabras, son herramientas que de utilizarse adecuadamente conducen al éxito en los puestos de trabajo.

Tercero.

El historial legal, fiscal y administrativo de la empresa, podría generar innumerables conflictos e inconvenientes, cuando se carece de un expediente activo con los documentos físicos y digitales que muestran la trayectoria de la empresa desde su creación y que resultan de vital interés cuando nos encontramos ante un proceso de licitación, contratación o realización de diversos trámites y que sin esta documentación es casi imposible llevar a cabo dichas diligencias.

Cuarto.

Y a manera de resumen de los tres aspectos anteriores, la experiencia adquirida a lo largo de los años, generan cambios en la estructura organizacional de los cuales podemos enunciar los siguientes:

Modificaciones en los procedimientos iniciales qué pueden o no, formalizarse por escrito, o bien, aún encontrándose por escrito, son indicaciones o cambios establecidos en correos o comunicados haciendo difícil el conocimiento de los procesos actuales.
Creación de nuevos puestos que modifican la estructura organizacional.
Asignación o reasignación de tareas motivadas por los cambios en los procesos internos, crecimiento de las operaciones, demandas del cliente, regulaciones gubernamentales, cambios en el entorno, etc.
Rediseño de la cultura organizacional sin un proceso de implementación formal.

Como podemos apreciar, son muchísimos los aspectos que debemos considerar para un correcto accionar de la organización, por lo que a continuación expongo una lista de chequeo que nos permitirá definir el nivel que tiene su gestión con el paso de los años.

1.- Aspecto Legal:

Acta constitutiva
Designación de poderes para actos de administración, dominio y pleitos y cobranzas, mismos que pueden estar descritos dentro de la propia acta constitutiva.
Libro de asambleas ordinarias (protocolizadas ante notario) y extraordinarias (no indispensable su protocolización pero sí su registro en los libros).
Inscripción al RFC de la sociedad, el cual debe contener los siguientes registros en el SAT:
- Inscripción al RFC de parte de todos los accionistas de la sociedad con la obligación fiscal de “accionistas de la sociedad”. En el caso del representante legal designado en el acta constitutiva, la correspondiente “e firma” debidamente actualizada.
- e firma de la sociedad con los correspondientes registros de FIEL y contraseña, (esta información debe guardarse con extrema precaución ya que se utilizan en una cantidad importante de gestiones en la empresa).
- Cambios en su caso, de la sociedad que emanan de las asambleas ordinarias y extraordinarias de accionistas y que deben enterarse al SAT:
  - Cambios de domicilio fiscal
  - Aumento o disminución de obligaciones fiscales
  - Cambio de denominación o razón social
Inscripción ante las siguientes instituciones en caso de que la empresa cuente con colaboradores:
- Instituto Mexicano del Seguro Social, IMSS (registro patronal)
- Instituto del Fondo Nacional para la Vivienda de los Trabajadores (INFONAVIT)
- Tesorería de la federación (en caso de que en la entidad de operación de la empresa se cuente con este impuesto sobre las nóminas de los colaboradores).
Reglamento interior de trabajo
Catálogo de contratos:
- Laborales
- Prestación de servicios en su caso
- Compra venta
- Mercantiles
- Cotizaciones o contratos con clientes
- Arrendamiento en su caso
- Adquisición de vehículos ya sea en arrendamiento o bien, en compra
Expediente de socios
- RFC
- Constancia de situación fiscal
- INE
- Pasaporte
- Comprobante de domicilio
- CV
Registros, permisos y certificaciones:
- IMPI en el caso de registros de marcas, logotipos y nombres comerciales
- Aviso de anuncio en su caso
- Certificado sanitario ante la COFEPRIS en caso de comercializar o fabricar productos alimenticios

2.- Aspecto Administrativo:

Expediente de bancos:
- Contratos bancarios
- Contratos de créditos bancarios
- Expediente digital encriptado con las claves de acceso para pagos, consulta, etc.
- Políticas de cambio de contraseñas y usuarios periódicamente
- Expediente con estados de cuenta del banco mensuales con depuración anual
- Hoja de bancos indispensable para la labor contable
Expediente de clientes
- Contratos con clientes
- Reportes de facturación y cuentas por cobrar
Expediente de proveedores
- Contratos con proveedores
- Reportes de flujo de efectivo, programación de pagos y pagos a provedores.
Carpeta digital de cobranza y pago a proveedores (facturas emitidas y recibidas)
Carpeta contable y fiscal con:
- Estados financieros
- Balanza de comprobación
- Constancia de situación fiscal de manera mensual
- Historial de declaraciones (SAT, IMSS, Tesoreria), tanto provisionales como anuales, normales, informativas y complementarias
- Historial de declaraciones de socios
Políticas de fondo fijo de caja chica y viáticos

3.- Aspecto Organizacional

Organigrama actualizado
Perfiles de puestos
Descripciones de puestos
Manual de organización
Catálogo de formatos y reportes
Misión, Visión, Valores y Principios
Control de cambios de la gestión organizacional
Expedientes de personal
Historial de capacitación de colaboradores

Analiza los resultados y define estrategias que te permitan contar con una empresa sana en términos organizacionales que sostengan el crecimiento de la misma.

Para terminar, podemos decir que toda empresa que cuenta con una buena estructura organizacional tiene más probabilidades de obtener buenos resultados, sabrás qué es el momento indicado para realizar ajustes, mantener buenos resultados y lograr un óptimo funcionamiento de la compañía es ¡hoy! Nosotros te llevamos de la mano…

LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INTERNA ADECUADA PARA LA PyME

Hemos abordado anteriormente la importancia de la definición del negocio mediante un preciso análisis del ambiente externo de la organización que nos permita conocer el mercado en su conjunto, definir al cliente y segmentar el mismo, identificar a la competencia y las condiciones económicas, políticas y fiscales. Esto nos dará la pauta para la elección, o en su caso, creación del producto o servicio necesario para la satisfacción de las necesidades del cliente y justo es con la creación del producto o servicio que surge la siguiente interrogante en términos organizacionales: ¿Con qué estructura debo contar para la satisfacción de las necesidades de mis clientes?.

El principal objeto de un negocio es buscar su rentabilidad para obtener ganancias en beneficio de los socios, sin embargo, este objeto es una consecuencia que no emana del simple deseo de ganar dinero, la base la encontraremos justamente en los “cómos”, es decir, el ofrecimiento de un producto o servicio capaz de satisfacer las necesidades del cliente logrando con ello ganancias superiores.

Ahora bien

¿Será suficiente con el ofrecimiento del producto o servicio?

pensemos lo siguiente:

Imaginemos una empresa cuyo producto es el adecuado para satisfacer las necesidades de sus clientes, dichos clientes están perfectamente identificados y el precio que se les ofrece es competitivo, sin embargo, no obtiene los márgenes de utilidad necesarios.

Podríamos pensar que todo esta correcto, que se realizó un excelente análisis FODA, se definió perfectamente al cliente y al producto, pero…

¿Qué sucede si la “ejecución” en la prestación del producto o servicio no es la correcta?

Existen un sinnúmero de empresas cuyo personal desconoce los procesos internos, entorpece el servicio al cliente, no cuenta con las competencias adecuadas, manifiesta una falta de comunicación entre ellos mismos, claramente se observa una falta de pericia y capacitación en el uso de las herramientas de que disponen, entre un largo número de etcéteras.

Todos estos problemas enunciados anteriormente se deben a la falta de uno de los elementos del análisis FODA que también es vital estudiar a detalle: el ambiente interno.

Cuando nos referimos al ambiente interno, hablamos de todas aquellas variables que imperan al interior de la organización y que, a diferencia del ambiente externo, si se pueden realizar estrategias o planes de acción para su modificación en beneficio de la empresa, es decir, las variables del ambiente interno es totalmente controlable lo cual es una buena noticia para la gestión del negocio.

Una adecuada estructura organizacional, como uno de los elementos del ambiente interno facilita el ofrecimiento del servicio al cliente, la ejecución de los planes y estrategias establecidos y la consecución de la visión empresarial. Aparentemente, para los empresarios al frente de un PyME, pareciera ser que definir la estructura no es importante en un inicio, sin embargo, conforme la organización comienza a crecer, tendrá más ventas, operaciones, controles administrativos, etc., lo cual nos indica que es importante definir roles, actividades, procedimientos y jerarquías para evitar que en el mediano plazo la empresa colapse tanto operativa como estratégicamente.

No existe una estructura organizacional estática, es decir, no se define un organigrama para que permanezca sin movimiento alguno a lo largo de los años, debido a que la empresa existe a través de las personas y la dinámica de la misma es cambiante día con día, por ello, debemos crear una estructura flexible, misma que debe actualizarse constantemente de manera formal.

Por ello, una recomendación como punto de partida en el establecimiento de una estructura es partir del diseño del “macroproceso” de la empresa, esto es, definir de manera gráfica o descriptiva las actividades generales de la compañía, para lograr esto es importante tomar como base la lógica operacional de una organización mediante los procesos internos generales y que aplican para la gran mayoría de la misma:

Ventas y cuentas por cobrar
Compras y cuentas por pagar
Producción u operaciones
Almacenes (en su caso)
Recursos Humanos
Contabilidad y finanzas

Estos procesos también llamados “ciclos de las operaciones”, serán la base para describir de manera general como funcionan estos procesos dentro de la organización y como se relacionan con los demás procesos desde que se consolida una venta hasta que se entrega al cliente ya sea el producto o servicio, de acuerdo con la empresa en cuestión.

Ya que definimos el macro proceso o dicho en otras palabras los “qués” (objetivos y actividades), el paso siguiente será determinar los “quienes” (puestos) y los “cómos” (procedimientos), de lo cual es importante analizar a detalle cada una de las actividades y los puestos que desempeñan dichas actividades, con lo cual se determina la jerarquía de cada puesto y que da lugar a la fijación justa de sueldos en función de las actividades determinadas y el valor de las mismas en beneficio de la empresa.

Posteriormente al determinar los procedimientos, se detallan al máximo cada una de las actividades indicando quienes lo deben realizar (en la idea que definamos que lo debe hacer la persona correcta y adecuada en cuanto a puesto, actividades y por supuesto, sueldo), como lo deben realizar, que valor tiene cada actividad y que resultados se deben obtener.

De tal manera que la estructura organizacional se puede integrar en un manual de organización y se compone en su máxima expresión de los siguientes componentes:

Organigrama
Perfiles y descripciones de puestos
- Evaluación del desempeño
- Examen técnico
Procedimientos
Políticas
Diagrama de flujo
Tabulador de sueldos

Cada organización deberá realizar su estructura de acuerdo con la visión empresarial y misión, el mercado en que se desenvuelve y por supuesto, el análisis interno basado en este ejercicio propuesto.

Cuando la estructura sea capaz de responder a las preguntas:

¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Quién?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?

Entonces tendremos la certeza de que se tienen buenos cimientos para que la empresa funcione correctamente.

ANALISIS DE FACTORES Y AMBIENTES EXTERNOS QUE DAÑAN A UNA EMPRESA

Si bien es cierto que en ocasiones nos encontramos o se nos viene a la mente una idea de negocio o bien el desarrollo de un producto o servicio por sÍ sola no es materializable dicha idea.

Es necesario realizar un análisis externo de la organización de dicho proyecto.

Es decir…

Analizar aquellos factores que están alrededor de la organización y de los cuales no se tiene control.

El objetivo de analizar dichos factores o ambientes externos es desarrollar e implementar estrategias que nos ayuden a minimizar el impacto de posibles amenazas, aprovechar las oportunidades y obtener ventajas competitivas en la satisfacción del cliente.

Un factor es el análisis de mercado

De los más importantes a analizar en estas etapas de desarrollo de un producto o servicio lo representa el análisis del mercado.

Debemos considerar lo que nos indica el mercado en cuanto a:

Gustos y necesidades de los clientes
Segmentos de mercado
Tasas de crecimiento de dicho mercado
Proyección a 5 años.

Eso nos dará la posibilidad de conocer mejor nuestro mercado, a nuestros clientes y con ello, el desarrollo del producto o servicio más idóneo para satisfacerlo.

Otro factor importante es el análisis del cliente

El cliente es el eje motor de toda empresa, sin él la empresa no tiene existencia, por ello se debe conocer lo más concienzudamente posible cuál es la necesidad insatisfecha de nuestro cliente o bien, si el producto o servicio que le ofrezco realmente satisface sus necesidades en su totalidad.

Lograr este conocimiento es mediante el estudio de la jerarquía de las necesidades de maslow que nos permite identificar las necesidades que un ser humano podría llegar a tener, jerarquizando las mismas desde necesidades básicas hasta necesidades de autorrealización, de esta manera podremos conocer la situación actual del cliente y determinar el producto o concepto de servicio que necesita.

Los 5 niveles de la pirámide de Maslow son los siguientes:

Necesidades básicas o fisiológicas: Son las únicas inherentes en toda persona, básicas para la supervivencia del individuo. Respirar, alimentarse, hidratarse, vestirse, sexo, etc.
Necesidades de seguridad: Se busca crear y mantener una situación de orden y seguridad en la vida. Una seguridad física (salud), económica (ingresos), necesidad de vivienda, etc.
Necesidades sociales: Implican el sentimiento de pertenencia a un grupo social, familia, amigos, pareja, compañeros del trabajo, etc.
Necesidades de estima o reconocimiento: Son las necesidades de reconocimiento como la confianza, la independencia personal, la reputación o las metas financieras.
Necesidades de autorrealización: Este quinto nivel y el más alto solo puede ser satisfecho una vez todas las demás necesidades han sido suficientemente alcanzadas. Es la sensación de haber llegado al éxito personal.

Por ejemplo:

Con este análisis podríamos detectar a los clientes que acuden a tomar una taza de café, quizás el cliente no necesita un café, sino un lugar donde se sienta importante y con un estatus, de ahí que se haya dado paso a la creación de los conceptos de café boutique.

El punto de vista de la mercadotecnia

existen otras técnicas que nos ayudan a conocer mejor las necesidades de nuestros clientes, segmentar con mejor precisión el mercado y analizar las tendencias de compra de estos, lo representa el modelo canvas y el mapa de empatía, los cuales nos brindan un mejor panorama de porque compra realmente el cliente un producto o servicio.

Los factores macroeconómicos

no escapan de un proceso de análisis en donde es importante conocer el comportamiento histórico y a futuro de los principales indicadores económicos del país como lo son el tipo de cambio, la inflación, tasas de interés, etc., eso nos ayuda a mejorar la toma de decisiones para saber cuál es el momento más idóneo para comprar materias primas, invertir, exportar e importar y muchas otras decisiones que están íntimamente relacionadas con la economía de un país.

Existen otros factores más que resulta importante analizar dentro del factor externo como lo son:

Competidores
Proveedores
Sector político y administración pública
Entorno global de los negocios
Sector ambiental

Para poder agrupar todos estos factores se recomienda hacer uso del “análisis FODA” mediante el cual podremos identificar cuales son las amenazas y oportunidades principalmente sobre todo porque estas dos variables corresponden al ambiente externo de la organización.

Analizar el ambiente externo nos permite determinar si el producto o servicio que ofrezco u ofreceré realmente satisface las necesidades de mis clientes en virtud de que ya analizamos de manera detallada cada uno de los elementos que conforman el sector externo, con los cuales el camino hacia el crecimiento del negocio será con una mayor certeza de conseguir nuestros objetivos.

En el siguiente comentario de mi BLOG abordaremos el ambiente interno de la organización para conformar de manera completa el análisis FODA de tu empresa.

DE EMPRENDEDOR A EMPRESARIO

Si ya diste el primer paso e iniciaste un proyecto de emprendimiento es muy importante recomendarte algunos aspectos profesionales que debes tomar en cuenta si lo que pretendes en convertirte en empresario.

¿Eres estratégico u operativo?

Cuando emprendemos un proyecto individual, existen algunas premisas que en la mayoría de los casos se cumplen en ésta etapa:

Crecimiento rápido o vertiginoso en los primeros meses de operación lo cual conlleva a la contratación de personal de apoyo para “desahogar” las altas cargas de trabajo.
Este crecimiento de operaciones y en estructura interna normalmente demanda aumentar los controles del negocio, sin embargo, esto no sucede y lo que se genera es un desorden administrativo en donde los colaboradores no saben que hacer, cuáles son sus entregables y peor aún, cual es el desempeño de sus labores.
Pérdidas financieras por descontrol en facturación, cobranza, inventarios y algunas otras áreas fundamentales, por mencionar algunos ejemplos.
Carencia de definición de una estructura organizacional basado en procedimientos, políticas y reportes que soporten el crecimiento del negocio.
Clima laboral “incierto” ya que, al no existir reglas de operación, se puede gesta un ambiente de “amiguismo” en donde prevalece el buen trato entre los colaboradores más allá de la exigencia y entrega de resultados.
Entre otros…

La interrogante en esta etapa radica en conocer como llevar a cabo un proceso o metodología que permita el crecimiento armónico del negocio. Una respuesta que podríamos tomar en cuenta es la formación del emprendedor, esto es, la serie de competencias y profesionalización de sus tareas que debe realizar para lograr una migración exitosa hacia la conformación de una empresa.

Es muy común que el emprendedor al inicio de las operaciones realice muchas actividades “operativas” como:

facturar
vender
producir
comprar
etc.

Pero es importante contar con un plan de sucesión, esto es, delegar en los colaboradores contratados para ello estas funciones o tareas, toda vez que el empresario las ha realizado, sabe como se deben realizar y es momento de asignarlas en el personal.

Si lo anterior no sucede, el empresario sigue realizando dichas tareas, lo cual lo convierte en un cuello de botella para el resto de las operaciones que realiza su equipo de trabajo, ya que “todo tiene que pasar por sus manos”, “todo lo tiene que decidir el director” y “todo tiene que ser autorizado por el director”, lo cual es un problema que conlleva los siguientes resultados:

Consecuencias de hacerlo «todo».

Personal desmotivado al no contar con un desarrollo en la empresa a lo largo de los años.
Personal que se coloca en una zona de confort, ya que, al no existir exigencia, no hay retos y por lo tanto trabajan al día y sin un compromiso real con la empresa derivado de la falta de guía.
Desaceleración del negocio derivado de la falta de servicio y entrega de resultados al cliente, comunicación inadecuada entre áreas, falta de información para gestionar el negocio de manera adecuada y falta de información financiera oportuna.

Es importante entonces llevar a cabo una serie de tareas específicas que faciliten la gestión del negocio:

Tareas estrategicas que facilitan la gestión.

Fijación de objetivos y metas
Asignación de funciones y actividades
Delegar adecuadamente las tareas al equipo de trabajo
Definir los procedimientos internos
Trabajar con el cliente en cuanto a su conocimiento, sus necesidades, sus expectativas, etc.

Estas tareas son totalmente estratégicas y permitirán visualizar de manera global a la empresa, su entorno y su gestión. Si no se llevan a cabo estas medidas, se perderá mucho tiempo valioso para el crecimiento del negocio ya que el empresario seguirá manteniendo un rol “operativo” (es decir, lo urgente) y descuidará lo “estratégico” (que es lo importante).

Como determinar el grado de empresario que has desarrollado

Algunas técnicas muy sencillas para que determines el grado de empresario que eres, consiste en registrar diariamente y durante dos semanas, las actividades realizadas día a día y analizar si se tarta de actividades relacionadas con el funcionamiento de la empresa (actividades operativas) o bien, actividades directivas de supervisión, fijación de objetivos y metas, gestión del negocio, análisis financiero (actividades estratégicas) que te permitan establecer un plan de acción para alcanzar los objetivos a largo plazo y ¿por qué no?, la visión empresarial.

En posteriores secciones hablaremos de cómo analizar al cliente, como delegar correctamente, como definir los objetivos y funciones y como establecer una estructura organizacional, puntos mencionados en el presente blog.

BANDALA DIAZ GARCÍA cuenta con años de experiencia en convertir emprendedores a empresarios con el apoyo de nuestras áreas corporativas y administrativas; por lo que, quedamos de ti para brindarte el apoyo que requieres para hacer crecer tu emprendimiento o negocio.

El CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES FISCALES

Cuando se desea emprender un negocio, se determinan una serie de actividades y decisiones con la puesta en marcha del mismo, entre ellas, el lugar donde se instalará la empresa, el equipo que requiere, el tipo de producto a ofrecer, el mercado al cual se va a dirigir, etc. A partir de ello se determinan los procedimientos y políticas que han de dar origen al funcionamiento global de todos estos elementos.

Sin embargo, un aspecto que no debemos descuidar y que es necesario que tenga el mismo grado de importancia, lo representa el cumplimiento de las diferentes obligaciones fiscales con las autoridades correspondientes.

Muchas veces el emprendedor se acerca a una firma contable con el objeto de que se ocupen de esta labor, o bien, lo realizan de manera interna con el apoyo de un contador, estos dos mecanismos son recomendables y correctos, pero el empresario está obligado a saber cuáles son los entregables, fechas de cumplimiento y formas de entrega de los resultados de la actividad contable.

Para ello se deben conocer perfectamente los siguientes supuestos iniciales:

En que régimen se incorporó el empresario al sistema de administración tributaria, ya sea persona física (RIF, Actividad Empresarial u Honorarios), persona moral (S.A. de C.V., S. de R.L., S.C., etc.).
Si la entidad cuenta con colaboradores, debe estar inscrita en el Instituto Mexicano del Seguro Social, INFONAVIT y la Tesorería local.
Si se realizarán actividades a través de medios electrónicos, se debe notificar al Sistema de Administración Tributaria dicha actividad (en caso de Personas Físicas)

Ahora bien, dependiendo del tipo de régimen en el cual tributan los contribuyentes, se tienen que cumplir con diversas obligaciones mes a mes o de manera bimestral según sea el caso y de las cuales daremos cuenta en las siguientes líneas.

Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Existen diversos compromisos que contraemos al inscribir a la empresa o la persona física ante el SAT, la siguiente tabla indica cuáles serían dichos compromisos, así como las fechas de cumplimiento.

Régimen	Pagos Provisionales mensuales	Pagos provisionales bimestrales	DIOT	Contabilidad electrónica	Declaración anual
Persona Física (RIF)	No	Si	No	Si rebasa el límite de 2,000,000 anuales.	No
Persona Física (AE)	Si	No	Si	Si	Si
Persona Física (Honorarios)	Si	No	Si	Si	Si
Sociedad Mercantil	Si	No	Si	Si	Si

Aunado a esto, es importante que se soliciten mes con mes los estados financieros básicos, con el objeto de revisar la situación de la empresa y facilitar la toma de decisiones:

Estado de posición financiera
Estado de resultados

Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)

En el caso de que la sociedad o la persona física incorporen colaboradores como parte de sus operaciones, se deberá inscribir ante el IMSS, lo cual implica llevar a cabo el siguiente cumplimiento de obligaciones:

Pago mensual IMSS
Pago bimestral de INFONAVIT y Retiro cesantía en edad avanzada y vejez
Pago correspondiente al impuesto sobre nóminas de acuerdo con la entidad local donde se ubica el centro de trabajo

Recomiendo que el emprendedor lleve un control anual del cumplimiento de obligaciones fiscales mediante un calendario, en el cual verificará que se hayan enterado a las autoridades fiscales las obligaciones en tiempo y forma, la cual, como ya se indicó forma parte de las actividades principales de la empresa.

SI QUIERES CUMPLIR TUS OBLIGACIONES CON LAS AUTORIDADES FISCALES, NO OLVIDES EL CONTROL

Si has decidido iniciar tu negocio, asumir el riesgo para generar ingresos de manera independiente, es una excelente decisión, para que un país crezca lo representa el crecimiento del “emprendedurismo” en cualquiera de los sectores industriales, no obstante existen diversos estudios que indican que la mayoría de estos negocios no superan la barrera de los primeros 5 años y tienen que cerrar sus puertas.

Nos preguntaríamos el porqué no se logra la supervivencia del negocio en este periodo.

Un posible diagnóstico lo encontraríamos en las características de la pequeña y mediana empresa (PYME):

Empresas familiares con un capital suficiente para invertir.
Dominio o gran habilidad para la comercialización, producción o ambas.
Le conceden poca importancia al aspecto organizacional y administrativo del negocio.
Carencia de una visión a largo plazo y planeación estratégica.
Falta de elementos de control interno.
Entre otras…

Esto conlleva una serie de problemas que desembocan en el cierre del negocio. Uno de estos problemas lo representa el incumplimiento de sus compromisos con las autoridades fiscales (SAT, IMSS, Tesorería, etc.), ya que al dedicarse exclusivamente a la operación básica del negocio, descuidan el aspecto administrativo y de control, es decir, se desconoce en la gran mayoría de los casos el volumen de facturación, ingresos, compras y cuentas por pagar, que son aspectos básicos no solo para la gestión del negocio, sino para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.

Para minimizar esta problemática es importante que el empresario asimile que para crecer en su negocio, es importante modificar los hábitos empresariales y desarrollar elementos empresariales que permitan la supervivencia de la empresa a mediano y largo plazo.

El control interno

El control interno permite a las empresas contar con elementos suficientes para gestionar administrativamente la operación de la empresa, evitar la posibilidad de fraudes o robos y conocer de manera exacta los resultados obtenidos derivados de la operación del mismo.

Para contar con un adecuado control interno es importante establecer los procedimientos comunes de la empresa divididos en ciclos:

Ciclo de ventas y cuentas por cobrar
Ciclo de compras y cuentas por pagar
Ciclo de inventarios y producción
Ciclo de recursos humanos
Ciclo financiero

Dichos ciclos permiten, establecer los controles necesarios para conocer cuanto vendí, si todo lo que vendí se ha cobrado perfectamente; cuánto compre y si éstas compras se han pagado perfectamente, lo que permitirá conocer de manera general si el negocio cuenta con cierta rentabilidad en virtud de sus compras y ventas, base fundamental para el cálculo y pago de impuestos principalmente.

Por ello es importante que el empresario cuente con el siguiente mecanismo de control para que monitoree constantemente los siguientes aspectos:

Estado de cuenta bancario
Relación de facturación
Reporte de cobranza
Relación de compras y gastos
Reporte de cuentas por pagar
Inventarios (en su caso)
Situación de la administración del personal

Si se cuenta con esta base de información de manera oportuna será viable anticipar los cobros a realizar, así como las obligaciones de la empresa contraídos con terceros. Poder facturar a tiempo las ventas realizadas por la empresa, conocer cuánto nos deben los clientes y cuánto debemos a nuestros proveedores.

Estos mecanismos de control son muy sencillos y es muy importante contar con ellos ya que nos brinda la seguridad y confianza en nuestro sistema de gestión, nos permite anticipar el futuro y diseñar estrategias a largo plazo con el objeto de consolidar el negocio.

Una buena práctica organizacional lo representa el debido pago de impuestos, para lo cual el establecimiento de mecanismos de control interno, nos dará la pauta para el pago oportuno de las declaraciones mensuales y anuales, lo cual nos coloca en un estado de confianza y tranquilidad para dedicarnos de lleno a nuestro negocio.

Preparen adecuadamente y de manera oportuna sus mecanismos de control interno determinando qué información requieren, cómo la requieren y cada cuando. Créanme que eso hace la diferencia entre un empresario que tiene el control de su negocio y uno que solo opera su negocio sin saber que rumbo llevará en el futuro.

En BANDALA DIAZ GARCÍA, es un instrumento de comunicación con nuestros clientes y en temas contables y fiscales realizamos alianzas estratégicas con otros profesionales en la materia, quienes se pueden poner en contacto contigo, si lo que deseas es desahogar alguna duda concreta sobre algún aspecto en particular.

¿ERES EMPRENDEDOR EN PLATAFORMAS DIGITALES O TECNOLOGICAS COMO DIDI, RAPPI, UBER, AMAZON, MERCADO LIBRE …?

TU DEBER ES CUMPLIR CON EL SAT

AQUÍ TE EXPLICAMOS

Mucho se ha hablado acerca del impuesto que deben pagar los prestadores de servicio de transportación de pasajeros, entregas y hospedajes por medio de plataformas digitales como Rappi, Uber, Didi. Para ello, existen diversos medios oficiales en donde podemos obtener información respecto a los siguientes aspectos relevantes que preocupan a los contribuyentes de este sector:

¿Cómo debo registrarme?
Si ya soy RIF, ¿Puedo seguir con esa modalidad?
¿Cómo funciona el pago de los impuestos, tanto la retención como el pago directo al SAT?
¿Cuándo debo presentar mis declaraciones?
¿Cada cuando tengo que presentar impuestos?
Y si no quiero tener problemas con el SAT, ¿Qué es los más practico que puedo hacer?

En este espacio tratare de explicar lo más sencillo posible estás y más interrogantes que pudieran surgir, no sin antes mencionar que la página de BANDALA DIAZ GARCÍA, es un instrumento de comunicación con nuestros clientes y en temas fiscales realizamos alianzas estratégicas con otros profesionales en la materia, quienes se pueden poner en contacto contigo, si lo que deseas es desahogar alguna duda concreta sobre algún aspecto en particular.

¿QUE HAY CON LA INSCRIPCIÓN EN EL SAT?

De inicio existen 2 formas para inscribir ante el SAT:

1.- Cuando ya estás inscrito en el régimen de incorporación fiscal de ahora en adelante llamado RIF o régimen de personas físicas con actividad empresarial, en cuyo caso solo debes actualizar dentro de la página del SAT la actividad referente a «Servicio de transporte terrestre de pasajeros a través de una plataforma tecnológica” o “Servicio de entrega de alimentos a través de una plataforma tecnológica”.

2.- Cuando aún no te inscribes puedes hacerlo mediante en régimen de incorporación fiscal RIF o persona física con actividad empresarial si tu volumen de ingresos así lo amerita, si estás iniciando como prestador de servicios por medio de plataformas digitales el mejor consejo es que lo hagas mediante el mencionado RIF.

Existen diversos tutoriales oficiales en la pagina del SAT y redes sociales que te servirían como apoyo como “YouTube” en donde puedes ver paso a paso como realizar esta labor, en cuyo caso te recomendamos seas muy cuidadoso con la información que en dichos videos puedas observar.

Te los dejamos aquí, para que los puedas consultar:

Guía de: Victor Andres Vazquez (El Conta Vik)

Con dicha inscripción, adquieres la obligación de presentar impuestos de manera mensual, pero la gran pregunta que surge es en torno a si es el prestador del servicio quien debe presentar los impuestos o bien, es la empresa dueña de la plataforma la encargada de hacerlo, en este sentido la respuesta es que las dos son válidas siempre y cuando se cumplan los siguientes supuestos:

Si como prestador del servicio, al momento de presentar el alta eliges la opción “pago definitivo”, tendrás que cumplir con las siguientes obligaciones:

Cuando únicamente obtengas ingresos por Plataformas Digitales (Uber, Didi, Rappi), siempre que en el año anterior no hayas excedido de 300 mil pesos. En caso de que apenas vayas a empezar en este año a tributar en este régimen, será cuando estimes que no rebasarás los ingresos ya mencionados.

No podrás aplicar las deducciones autorizadas correspondientes a tus actividades realizadas a través de Plataformas Digitales respecto al ISR y no podrás acreditar tus gastos e inversiones respecto al IVA calculado con la tasa del 8%.

Conservar el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que te proporcione la Plataforma Digital por los ingresos efectivamente cobrados por dichas plataformas, incluidos los pagos por cualquier concepto adicional y por las retenciones efectuadas correspondientes al ISR y al IVA.

Expedir comprobantes fiscales que acrediten tus ingresos que percibas de manera independiente a través de las plataformas digitales, es decir, los que no realices por cuenta de dichas plataformas.

Presentar declaraciones de ISR de manera mensual a más tardar el día 17 de cada mes.

Estás excento de presentar la declaración informativa de operaciones con terceros.

Fundamento: Artículo 113-B de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Artículos 18-L y 18-M de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. Reglas 12.3.3., 12.3.14, 12.3.15 y 12.3.21 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2021.

Si tu decisión es que sea la propia empresa prestadora del servicio la que realice la retención de los impuestos, se tendrán que cumplir las siguientes obligaciones:

Únicamente se tomarán en cuenta los ingresos que percibas mediante el uso de la plataforma digital en cuestión, si obtienes recursos mediante alguna otra fuente externa a la plataforma, los impuestos los tendrás que presentar de manera independiente.

Prestación de servicios de transporte terrestre de pasajeros y de entrega

de bienes la retención se hará por el 2.1%.

Prestación de servicios de hospedaje la retención se hará por el 4%.

Enajenación de bienes y prestación de servicios la retención se hará por el 1%.

Para efectos del IVA es más sencillo, pues la plataforma digital realizará una retención del 8%, lo cual representa el 50% de la tasa real de dicho impuesto la cual es del 16%.

Fundamento: Artículo 113-A de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Artículo 18-J de la Ley del Impuesto al Valor Agregado.

RÉGIMEN EN EL CUAL TRIBUTA EL CONTRIBUYENTE

En este caso en particular existen personas que previamente a brindar sus servicios mediante plataformas digitales, ya contaban con un registro ante el SAT, mediante RIF o persona física con actividad empresarial no tienes problema alguno en seguir en alguno de los dos regímenes. Únicamente es necesario llevar a cabo la actualización de Servicio de transporte terrestre de pasajeros a través de una plataforma tecnológica” o “Servicio de entrega de alimentos a través de una plataforma tecnológica” tal y como se mencionó al inicio de este documento. Con ello podrás presentar tus obligaciones fiscales ya sea como definitivas mediante el pago provisional mensual, o bien , con el método de retenciones que realizará el propio dueño de la plataforma en cuestión.

Si aún no estás dado de alta, puedes hacerlo de primera instancia indicando claramente que percibirás ingreso a través de medios digitales.

Los mecanismos de inscripción son de fácil acceso, amigables y con buena respuesta de velocidad en la misma, sin embargo, es aconsejable contar con el apoyo de un especialista en la materia, con el objeto de contar con una mejor asesoría al momento de realizar tú trámite.

Finalmente, es muy común que muchas personas realicen sus pagos de impuestos de manera directa, sin embargo, existen cambios constantes en cada régimen que en ocasiones escapan del alcance del contribuyente, por lo que es aconsejable contar con un especialista en la materia para que lleve a cabo estas tareas , faciliten el cumplimiento de las obligaciones y sobre todo, no caer en un supuesto de incumplimiento con la autoridad, derivado del desconocimiento.

Fuentes electrónicas:

Canal de YouTube Víctor Andrés Vázquez (El Conta Vik)

https://youtu.be/Nm3Zb8WQfRU

Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (PRODECON)

https://www.prodecon.gob.mx/documentos/prodecon_plataformas_version_final_legales.pdf

Sistema de Administración Tributaria (SAT)

http://omawww.sat.gob.mx/plataformastecnologicas/Paginas/PersonasFisicas/personasfisicas_inscripcion_actualizacion.html

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