¿CÓMO DIAGNOSTICAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL?

Para conocer la situación actual de una empresa en términos de su estructura organizacional es preciso establecer algunas condiciones preliminares para que dicha organización sea susceptible a un diagnóstico.

Primero.

La empresa debe contar con la definición clara de puestos, actividades y jerarquías hayan sido asignadas de manera formal en un Organigrama, perfiles y descripciones de puestos o de manera informal, en donde mediante diversos mecanismos de comunicación (correos electrónicos, memorándums, comunicados o informes), se hayan dado a conocer estas menciones a los colaboradores que aun no estando en documentación específica, si manifiestan por escrito la intención de la Dirección por contar con cierta estructura de trabajo.

Segundo.

la organización debe contar con mecanismos de educación continua basados en el conocimiento, comprensión y transmisión de los elementos mencionados en el párrafo anterior con el objeto de fomentar una cultura de trabajo que tenga como núcleo la aplicación cotidiana de estas herramientas  que forman parte de la tecnología y contribuyen con los colaboradores en el logro de resultados, dicho en otras palabras, son herramientas que de utilizarse adecuadamente conducen al éxito en los puestos de trabajo.

Tercero.

El historial legal, fiscal y administrativo de la empresa, podría generar innumerables conflictos e inconvenientes, cuando se carece de un expediente activo con los documentos físicos y digitales que muestran la trayectoria de la empresa desde su creación y que resultan de vital interés cuando nos encontramos ante un proceso de licitación, contratación o realización de diversos trámites y que sin esta documentación es casi imposible llevar a cabo dichas diligencias.

Cuarto.

Y a manera de resumen de los tres aspectos anteriores, la experiencia adquirida a lo largo de los años, generan cambios en la estructura organizacional de los cuales podemos enunciar los siguientes:

• Modificaciones en los procedimientos iniciales qué pueden o no, formalizarse por escrito, o bien, aún encontrándose por escrito, son indicaciones o cambios establecidos en correos o comunicados haciendo difícil el conocimiento de los procesos actuales.
• Creación de nuevos puestos que modifican la estructura organizacional.
• Asignación o reasignación de tareas motivadas por los cambios en los procesos internos, crecimiento de las operaciones, demandas del cliente, regulaciones gubernamentales, cambios en el entorno, etc.
• Rediseño de la cultura organizacional sin un proceso de implementación formal.

Como podemos apreciar, son muchísimos los aspectos que debemos considerar para un correcto accionar de la organización, por lo que a continuación expongo una lista de chequeo que nos permitirá definir el nivel que tiene su gestión con el paso de los años.

1.- Aspecto Legal:

• Acta constitutiva
• Designación de poderes para actos de administración, dominio y pleitos y cobranzas, mismos que pueden estar descritos dentro de la propia acta constitutiva.
• Libro de asambleas ordinarias (protocolizadas ante notario) y extraordinarias (no indispensable su protocolización pero sí su registro en los libros).
• Inscripción al RFC de la sociedad, el cual debe contener los siguientes registros en el SAT:
  • Inscripción al RFC de parte de todos los accionistas de la sociedad con la obligación fiscal de “accionistas de la sociedad”.  En el caso del representante legal designado en el acta constitutiva, la correspondiente “e firma” debidamente actualizada.
  • e firma de la sociedad con los correspondientes registros de FIEL y contraseña, (esta información debe guardarse con extrema precaución ya que se utilizan en una cantidad importante de gestiones en la empresa).
  • Cambios en su caso, de la sociedad que emanan de las asambleas ordinarias y extraordinarias de accionistas y que deben enterarse al SAT:
    • Cambios de domicilio fiscal
    • Aumento o disminución de obligaciones fiscales
    • Cambio de denominación o razón social
• Inscripción ante las siguientes instituciones en caso de que la empresa cuente con colaboradores:
  • Instituto Mexicano del Seguro Social, IMSS (registro patronal)
  • Instituto del Fondo Nacional para la Vivienda de los Trabajadores (INFONAVIT)
  • Tesorería de la federación (en caso de que en la entidad de operación de la empresa se cuente con este impuesto sobre las nóminas de los colaboradores).
• Reglamento interior de trabajo
• Catálogo de contratos:
  • Laborales
  • Prestación de servicios en su caso
  • Compra venta
  • Mercantiles
  • Cotizaciones o contratos con clientes
  • Arrendamiento en su caso
  • Adquisición de vehículos ya sea en arrendamiento o bien, en compra
• Expediente de socios
  • RFC
  • Constancia de situación fiscal
  • INE
  • Pasaporte
  • Comprobante de domicilio
  • CV
• Registros, permisos y certificaciones:
  • IMPI en el caso de registros de marcas, logotipos y nombres comerciales
  • Aviso de anuncio en su caso
  • Certificado sanitario ante la COFEPRIS en caso de comercializar o fabricar productos alimenticios

2.- Aspecto Administrativo:

• Expediente de bancos:
  • Contratos bancarios
  • Contratos de créditos bancarios
  • Expediente digital encriptado con las claves de acceso para pagos, consulta, etc.
  • Políticas de cambio de contraseñas y usuarios periódicamente
  • Expediente con estados de cuenta del banco mensuales con depuración anual
  • Hoja de bancos indispensable para la labor contable
• Expediente de clientes
  • Contratos con clientes
  • Reportes de facturación y cuentas por cobrar
• Expediente de proveedores
  • Contratos con proveedores
  • Reportes de flujo de efectivo, programación de pagos y pagos a provedores.
• Carpeta digital de cobranza y pago a proveedores (facturas emitidas y recibidas)
• Carpeta contable y fiscal con:
  • Estados financieros
  • Balanza de comprobación
  • Constancia de situación fiscal de manera mensual
  • Historial de declaraciones (SAT, IMSS, Tesoreria), tanto provisionales como anuales, normales, informativas y complementarias
  • Historial de declaraciones de socios
• Políticas de fondo fijo de caja chica y viáticos

3.- Aspecto Organizacional

• Organigrama actualizado
• Perfiles de puestos
• Descripciones de puestos
• Manual de organización
• Catálogo de formatos y reportes
• Misión, Visión, Valores y Principios
• Control de cambios de la gestión organizacional
• Expedientes de personal
• Historial de capacitación de colaboradores

Analiza los resultados y define estrategias que te permitan contar con una empresa sana en términos organizacionales que sostengan el crecimiento de la misma.

Para terminar, podemos decir que toda empresa que cuenta con una buena estructura organizacional tiene más probabilidades de obtener buenos resultados, sabrás qué es el momento indicado para realizar ajustes, mantener buenos resultados y lograr un óptimo funcionamiento de la compañía es ¡hoy! Nosotros te llevamos de la mano…