Expediente laboral
El expediente laboral. Para la mayoría de las empresas les es difícil llevar un control físico o virtual de los expedientes de sus trabajadores; muchas de las veces los ha llevado a perder un documento importante o no tener el expediente completo de sus trabajadores.
Uno de los principales factores para evitar futuras demandas laborales es la creación de un buen expediente al momento de la contratación.
Cuando reclutamos al personal de nuevo ingreso, recibimos una solicitud de trabajo o un currículum por parte del trabajador; este documento da inicio a la elaboración del expediente.
El expediente debe contener documentación básica del trabajador; documentos tales como el acta de nacimiento, el RFC, el CURP, el número de seguro social, el comprobante de domicilio y la identificación oficial. Estos documentos son esenciales para poder emitir sus recibos de nómina.
Por otra parte, también hay documentos que resaltan las responsabilidades de ambas partes, como la del patrón y las del trabajador, tales como el contrato individual de trabajo, el reglamento interior del trabajo, los recibos de nómina, las constancias por retención de un crédito INFONAVIT O FONACOT, así como las incapacidades y los riesgos de trabajo.
Durante el desarrollo del personal, podemos anexar al expediente actas administrativas o cartas responsivas por el uso del material o equipo de trabajo; estos documentos marcan la falta o el error cometido de parte del trabajador y da sustento a un proceso de baja.
PERO EXISTE FUNDAMENTO LEGAL, QUE INDIQUE QUE UNA EMPRESA O PATRON DEBE TENER UN EXPEDIENTE DEL TRABAJADOR?
Buenas tardes,
Con relación a la consulta realizada, te comento lo siguiente:
En la Ley Federal del Trabajo no hay un fundamento legal para la integración y/o conformación del expediente de los trabajadores. Sin embargo, en la LFT sí se establecen los elementos que debe contener un contrato individual de trabajo y el expediente de personal debe contar con la documentación que respalde la información del trabajador en el contrato individual de trabajo.
Quedo a tus órdenes para cualquier duda y/o comentario.
Saludos cordiales
POR CUANTO TIEMPO SE DEBEN GUARDAR LAS INCEDENCIAS (PERMISOS Y VACACIONES ) EN EL EXPEDIENTE DEL TRABAJADOR
Estimada Claudia,
Conforme a la consulta realizada, te comento lo siguiente:
La LFT establece que el patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos consistentes en: comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere la LFT, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social. Durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral sin importar la causa de la terminación.
Espero haber aclarado tu duda.
Gracias por el interés en nuestros contenidos.