Los propietarios de una empresa, muchas veces se preocupan sólo por contratar a un empleado y cubrir una vacante, dejando de lado la importancia que tiene integrar y actualizar debidamente el expediente laboral de cada trabajador.

Así, la integración de expedientes, no solo es un proceso de creación y compilación de documentos, en el que se deben cuidar pormenores para evitar problemas futuros, sino que constituyen la base fundamental en el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales de la relación obrero patronal, tendientes a demostrar la carga probatoria, pues para la Ley del Impuesto Sobre la Renta, la Ley del Seguro Social, la Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) y la Ley Federal del Trabajo, por mencionar algunas, establecen la obligación de demostrar y comprobar que se ha cubierto con la obligación de pagar al trabajador las remuneraciones y prestaciones a las que tiene derecho de recibir por su trabajo, pues al ser la clase más desprotegida en una relación jurídico laboral, el patrón es el que tiene la carga probatoria y el que se encuentra obligado a conservar dicha información y/o documentación.

Lo anterior es así, ya que en un proceso de controversia, si el patrón no exhibe los documentos que tiene la obligación de conservar, se tendrán por presuntivamente ciertos los hechos afirmados por el trabajador, lo cual representa para la empresa el riesgo de obtener un resultado desfavorable a sus intereses, tal y como lo establece la Ley Federal del Trabajo en sus artículos 784 y 804, mismos que se transcriben a continuación:

“Artículo 784.- La Junta eximirá de la carga de la prueba al trabajador, cuando por otros medios esté en posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos, y para tal efecto requerirá al patrón para que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene la obligación legal de conservar en la empresa, bajo el apercibimiento de que de no presentarlos, se presumirán ciertos los hechos alegados por el trabajador. En todo caso, corresponderá al patrón probar su dicho cuando exista controversia sobre:

1. Fecha de ingreso del trabajador;
2. Antigüedad del trabajador;

III. Faltas de asistencia del trabajador;

1. Causa de rescisión de la relación de trabajo;
2. Terminación de la relación o contrato de trabajo para obra o tiempo determinado, en los términos de los artículos 37, fracción I, y 53, fracción III, de esta Ley;
3. Constancia de haber dado aviso por escrito al trabajador o a la Junta de Conciliación y Arbitraje de la fecha y la causa de su despido;

VII. El contrato de trabajo;

VIII. Jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria, cuando ésta no exceda de nueve horas semanales;

1. Pagos de días de descanso y obligatorios, así como del aguinaldo;
2. Disfrute y pago de las vacaciones;
3. Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad;

XII. Monto y pago del salario;

XIII. Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas; y

XIV. Incorporación y aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social; al Fondo Nacional de la Vivienda y al Sistema de Ahorro para el Retiro.

La pérdida o destrucción de los documentos señalados en este artículo, por caso fortuito o fuerza mayor, no releva al patrón de probar su dicho por otros medios.”

“Artículo 804.- El patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que a continuación se precisan:

1. Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable;
2. Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios;

III. Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo;

1. Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta Ley, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social; y
2. Los demás que señalen las leyes.

Los documentos señalados en la fracción I deberán conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después; los señalados en las fracciones II, III y IV, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral; y los mencionados en la fracción V, conforme lo señalen las Leyes que los rijan.”

Es por ello que los expedientes laborales, deben contener de manera enunciativa, más no limitativa, la siguiente documentación:

• Acta de nacimiento
• Credencial de Elector
• CURP
• Solicitud de empleo
• Cartas de recomendación
• Examen médico
• De seguridad al IMSS, AFORE e INFONAVIT, si ya ha estado inscrito
• Comprobante de domicilio actual
• Contrato individual de trabajo
• Descripción de puesto y función, así como, Línea de tramo y control dentro de la organización, y su responsabilidad dentro de la misma.
• Constancias, cédulas o certificados que acrediten su capacidad, aptitud o facultad para ejercer el puesto, profesión u oficio.
• Acta de Matrimonio y Acta de Nacimiento de hijos, en su caso.
• Declaración de beneficiarios.

Además durante el transcurso y/o terminación de la relación laboral, es indispensable actualizar y anexar la siguiente documentación:

• Certificados de incapacidades médicas.
• Modificaciones en el salario
• Modificaciones al contrato individual del trabajo
• Finiquitos
• Carta de renuncia o despido
• Certificado de defunción.

Ante tales circunstancias, resulta completamente necesario e importante mantener perfectamente ordenado e integrado el expediente laboral, desde el inicio de contratación hasta la conclusión de la relación obrero patronal, a efecto de otorgar seguridad jurídica a las partes y comprobar el cumplimiento de las obligaciones jurídicas y fiscales.

Si Usted o su empresa está pasando por alguna contingencia de carácter laboral. Bandala & Asociados, cuenta con amplia experiencia en esta materia, con gusto atenderemos cualquier duda que tenga al respecto.